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たかみめも

アニメ、ゲームの話や紅茶の話など、日々気になったことをだらだら書いてます

コミュニケーションを取るときに気を付けるべき大切なこと

雑記

はてなブログ界で最近話題になっている以下2つの記事を読みました。

両方ともすごいバズってるなぁ、というところはおいといて、仕事をする上で押さえておくべきポイントを両記事で書かれていました。

www.goodbyebluethursday.com

www.yutorism.jp

 

「さようなら、憂鬱な木曜日」さんでは、「仕事をする上でスケジューリングが圧倒的に大事である」ことを述べ、「ゆとりずむ」さんでは「スケジュール管理を行うためにはコミュニケーションの取り方が重要」を述べていました。この2記事は仕事が出来る人、出来ない人に限らず改めて読んで欲しいですし、仕事以外の場面でも使えることが多いです。これを読んで、自分もまだできていない点が多々あるなぁと痛感しています。

ただ、これ以上にもっと気をつけるべき、本当に大切なことってあるなぁと感じています。それは仕事に限らずコミュニケーションを取る際に押さえておきたい点です。そこで、今回はコミュニケーションをとる際に、私が本当に気をつけて欲しいと感じていることを3つほど書くことにします。

 

 

相手の顔を見る

 話し方のテクニックより何よりも、まず顔を見て話すこと。話しかける側、話を受ける側ともにこれをまず行うことが最も重要です。小学校くらいのときに「相手の顔をみて話しましょうね」と言われて育ったはずなのですが、社会人になると意外とこれができない人が多いです。

 

相手の顔を見ていない場合というのは、相手に対して視線だけでなく意識が向いていない状態がほとんどです。この状態で報告や相談をしても相手には何も響かないですし、報告などの情報伝達のミスなどもよく発生します。最悪のケースである「言った、言っていない」という不毛な論争に発展することもよくあります。これを出来る限り避けるには、相手の意識をちゃんと自分に向けさせることが大事。そのためにはこちらから相手の顔を見て話をし、意識を向ける必要があります。

お互いに顔を見ながら話をするだけで、自然と会話になります。何も難しいことはないので、何よりまずこれだけは実践して欲しいです。

 

話を切り出す際に「時間があるか」を確認する

相手に話しかけたくても忙しそうで話掛けづらい場合や、話しかけても「今ちょっと忙しいから」の一言で門前払いされることはよくあるかと思います。そこで、話しかけるときに「今お時間大丈夫ですか」だとか「今○○分くらいお時間ありますか」と相手にジャブを打つことで、ほとんどの確率で持ち時間(もしくは空いている時間)を提示してくれます。報告の場合は時間がなくても応じてくれる可能性がありますし、相談をしたい場合はその場で応対できなくても別途時間を取ってくれるような措置を取ってくれます。さらに「こちらの都合も考えていてくれているんだ」と思わせられることができるため、いきなり話を切り出されるより印象はよく思われます。

相手に話しかける際には「相手の業務時間を自分が消費してしまう」ということを考えておくことが重要です。思っている以上に周りは仕事に忙殺されている可能性がありますし、常に報告や相談を受けられる状態ではないことは理解すべき。

 

「報告」、「連絡」、「相談」のうち、どの話なのかを最初に伝える

 報告・連絡・相談の3要素をまとめた「報連相」という言葉。社会人になるとどの職場の上司からも徹底してほしいとまっさきに言われますよね。ゆとりずむさんの記事でも仕事の要領がよい方は報連相がきっちりしていると書かれていました。

ではここで報連相がしっかりしている人とは何かを私なりに考えてみたところ、「相手にどのような話をしたいのか(話の目的)を最初に伝えることができている人」というひとつの答えに至りました。

「Aという業務についてなのですが」と話を切り出すよりも「Aという業務について、相談したいことがあるのですが」と切り出したほうが、相手としてもどのような姿勢で話を聞かないといけないかを考えます。

ケースバイケースですが、報告の場合は結果(結論)を、相談の場合は詳細の状況説明をまず第一に考えます。そのため、相手に自分が伝えたいことを最初に端的に伝えることで、話の本筋に最短経路で持っていくことができますし、話の本筋に入るまでのムダな時間が削減できるはずです。

 

まとめ

 社会人どころか学生時代までに培っておく必要があるようなことを多々書いてしまったのですが、こういう押さえておくべきことが抜けている人もよくいるんじゃないかなと思っています。一見「当たり前」と言われかねない内容ばかりになってしまいましたが、その当たり前のことって意外とできていないものですよ。*1

こういう押さえておくべき点を掴んでおけば、多少要領が得られない場合でも相手は真摯に応対してくれるはずです。難しいことはほとんどないと思いますので、ぜひ実践していただければ。

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*1:そもそも私は「当たり前」という言葉が嫌いです。当たり前って何なの。